8 dicas essenciais para fazer a gestão de consultório


Gestão de consultório é um tema sempre desafiador para médicos e outros profissionais de saúde. Isso porque, durante a graduação, desenvolver as competências necessárias para ser um empreendedor de sucesso não faz parte do currículo acadêmico.

Por isso, quem quer se destacar precisa investir em conhecimento. Cursos rápidos na área de gestão, como matemática financeira para não financeiros, comunicação e oratória, controle de tempo e planejamento estratégico, por exemplo, fazem toda a diferença para quem deseja obter uma boa base e colocar-se à frente da concorrência.

Além disso, separamos 8 dicas essenciais para otimizar o funcionamento do seu consultório e garantir uma gestão mais ágil e profissional. Acompanhe a leitura!

8 dicas essenciais para gestão de consultório

1. Assuma a posição de liderança e aprenda a delegar

Parece uma dica bastante óbvia de gestão de consultório, mas não é incomum que profissionais de saúde encontrem dificuldades em se posicionar como líderes e acabem assumindo tarefas que deveriam estar nas mãos de seus colaboradores.

Para que você possa se dedicar ao que realmente interessa, ou seja, o bem-estar dos seus pacientes, aprenda a delegar rotinas administrativas ou quaisquer outras tarefas que não estejam associadas ao seu objetivo principal.

Isso não quer dizer, é claro, que você não vá supervisioná-las. No entanto, não é necessário envolver-se com os detalhes da sua realização.

Concentrar-se em aprimorar seu atendimento e no seu desenvolvimento profissional, seja colocando a leitura de artigos em dia ou cursando uma pós-graduação, rende mais frutos do que gastar seu tempo preocupado com o controle da agenda ou com compras de material de escritório, por exemplo.

2. Planeje estratégias de fidelização

Tão importante quanto conquistar novos pacientes é manter os antigos. Por isso, uma dica importante de gestão de consultório é reservar um espaço na agenda para planejar estratégias de fidelização.

Medidas como mandar mensagens personalizadas em datas comemorativas, como aniversários e festas de final de ano, demonstram gentileza e transmitem a mensagem de que você se importa com os pacientes e não os vê apenas como números.

Da mesma maneira, é uma boa ideia realizar uma pesquisa de satisfação para poder identificar eventuais pontos de melhoria e, ao mesmo tempo, comunicar que você se importa com a opinião que os pacientes têm a respeito do consultório.

3. Invista em uma ferramenta de gestão de consultório

Ferramentas de gestão costumam ser vistas com reserva por alguns profissionais. Afinal, os controles que você utiliza hoje em dia na clínica parecem funcionar perfeitamente bem, não é mesmo?

No entanto, investir em um software de gestão de consultório pode fazer toda a diferença no dia a dia da clínica. Isso porque esse tipo de ferramenta conta com uma série de funcionalidades que otimizam não só o seu tempo, como dos seus colaboradores e até mesmo dos seus pacientes.

Funções como a agenda online, por exemplo, permite que os próprios pacientes marquem suas consultas no horário que lhes parecer mais conveniente e recebam avisos via SMS antes da data marcada, o que diminui o percentual de abstenções.

Além disso, esses softwares também ajudam a organizar fluxos de contas a pagar e receber, emissão de relatórios financeiros e prontuários, deixando a clínica mais organizada e funcional.

4. Crie padrões de procedimentos

Uma das dicas chaves para quem deseja realizar uma gestão de consultório profissional é investir em padrões de procedimento. Isso vale para tarefas mais simples, como o atendimento telefônico, até aquelas consideradas mais delicadas, como as contas a receber.

Além de deixar a clínica muito mais organizada e diminuir não só a margem de erros como de dúvidas de seus colaboradores a respeito do que deve ser feito, procedimentos padrões passam aos seus pacientes a mensagem do consultório está sendo administrado de maneira profissional e com credibilidade.

5. Tenha uma boa estratégia de marketing digital

Em um mundo cada vez mais conectado, pensar em gestão de consultório sem planejar uma boa estratégia de marketing digital deixa você em desvantagem com relação à concorrência.

Por isso, não abra mão de criar uma sólida presença no ambiente digital se quiser ampliar o número de pacientes, estreitar relacionamento com os atuais e resgatar aqueles que têm aparecido pouco no consultório.

É importante se fazer presente nas redes sociais mais frequentadas pelo seu público-alvo, seja respondendo prontamente elogios, comentários e sugestões, seja gerando conteúdo de utilidade pública.

Por falar em conteúdo, uma ótima alternativa é criar um blog dentro de seu site oficial e alimentá-lo com informações atualizadas relativas à sua especialidade. A medida, além de posicionar você como autoridade em seu nicho de atuação, também fornece material para alimentar suas redes sociais e melhora seu ranqueamento em sites de busca.

6. Aposte na capacitação de seus colaboradores

Ferramentas de gestão de consultório e estratégias de marketing digital são excelentes alternativas para quem deseja melhorar a administração da clínica. No entanto, todo o seu esforço em aprimorar os serviços para atrair mais pacientes pode cair por terra se você não investir na capacitação dos seus colaboradores.

É essencial que eles estejam cientes dos padrões de procedimentos que você criou, que compreendam bem como operar a ferramenta de gestão e, principalmente, que estejam aptos a prestar um atendimento de excelência aos pacientes.

Muitas vezes, o profissional se esforça para fortalecer a relação médico x paciente durante a consulta, mas sofre com a alta rotatividade no consultório justamente por que o paciente não se sente bem atendido pelos demais colaboradores. Por isso, é importante estar atento a esse fator se quiser ganhar mercado!

7. Defina metas financeiras

Uma boa gestão do consultório passa também pela parte financeira do negócio. Com a correria do cotidiano, não é incomum que médicos acabem trabalhando sem se perguntar, na verdade, que objetivos têm para o futuro.

Afinal, quais são os seus planos para o consultório em médio e longo prazo? Você deseja investir em uma expansão, remodelação ou mesmo na aquisição de novos equipamentos? Para isso, é importante ter um controle rigoroso de gastos, lucros e estabelecer metas para atingir esses objetivos.

Apenas trabalhar diariamente sem definir metas financeiras ou os rumos que você pretende dar ao negócio pode levar a uma estagnação não só do seu consultório, como da sua própria carreira.

8. Otimize as consultas

Fazer um controle eficiente do tempo é um dos maiores desafios para a maioria dos médicos, mas também uma das questões mais importantes no que diz respeito a gestão do consultório.

Consultas atrasadas afetam a rotina da clínica, geram horas extras para os seus colaboradores, fazem você trabalhar mais tempo do que o previsto e, o que é pior, enfraquecem a relação médico x paciente. O atendimento a fornecedores deve ter um horário definido, de preferência uma vez na semana, pois são fatores de roubo de tempo e devem ser administrados.

Não é incomum que um paciente busque outras alternativas por não conseguir lidar com os constantes atrasos do médico com o qual vem se consultando. Lembre-se de que na maior parte dos casos, o paciente precisa fazer ajustes na agenda pessoal e profissional para comparecer à consulta, e atrasos significativos podem gerar um estresse considerável e atrapalhar outros compromissos previamente agendados.

Por isso, faça uma estimativa realista do tempo de cada consulta e agende os pacientes com um intervalo de tempo razoável. Não abra mão de fazer o primeiro atendimento  sempre no horário correto — o que evita que os atrasos se estendam ao longo do dia — e conduza a conversa de maneira a não desviar do foco principal.

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